אין תחושה יותר מתסכלת מלגלות שעובד, כזה שאתם סומכים עליו מעל בארגון. זו תחושה שרבים המעסיקים אשר מתארים אותה כ"בגידה באמון" – וגם אם לא מדובר בחשד מבוסס מספיק, הרי שדי בספק כדי לערער את האמון שלנו בעובד החשוד. באופן כללי אם נסתכל על רוב מקרי המעילה, נראה כי רובם די דומים זה לזה. לרוב זה תופס אותנו בעיתוי די מפתיע, בו אנחנו בטוחים שהעובדים שלנו נאמנים אלינו במאת האחוזים – עד שקורה הרגע בו עולה חשד מסוים גבי מעילה בארגון. לרוב, העובדים אינם עובדים חדשים אלא דווקא ותיקים.
ואם נחשוב על זה לרגע – זה אפילו די הגיוני. הרי עובדים ותיקים מחזיקים בידע נרחב על הארגון, על המנהלים שבו, על תהליכי עבודה ועל שיטות שהכירו במשך שנים. אז איך חושפים ומונעים מעילה בארגון? על הכל – במאמר הבא.
ראשית בואו נבין – מהי מעילה בארגון?
מעילה בהגדרתה היא כל מעשה בלתי חוקי שמבצע עובד בו תפקידו מנוצל לטובת השגת רווח אישי. הרווח האישי יכול להיות כסף או כל טובת הנאה אחרת. מספר דוגמאות למעילה יכולות להיות: גניבת כספים בסתר, מסירת מידע פנימי סודי בתמורה לכסף, מתן הלוואות שלא על פי נוהלי החברה (בתחום הפיננסים, למשל) ויש עוד מגוון דוגמאות שניתן לתת. על מנת שנוכל להגדיר פעולה מסוימת כמעילה, חייב להיות בתמונה נכס כלשהו או עצם שניתן לנצל אותו לרעה ודרך שבה העובד יכול לגשת אליו במסגרת תפקידו.
פעמים רבות העובדים עצמם לא רואים את המעשים שלהם כמעילה, אלא מספרים לעצמם באותו הרגע שהם 'לוקחים הלוואה' בשביל עצמם שיחזירו אותה בהמשך, או שהם מצדיקים את המעילה שלהם באמצעות העובדה שהם חייבים את הכסף, או שהחברה פגעה בהם בדרך כלשהי והם פשוט מעוניינים לנקום.
מדוע עובדים משתמשים לרעה בכספים של הארגון?
כשמתקדמים בסוללם התפקידים בארגון, הפיתוי גדל בצורה ישירה. יש פיתוי לזכות בתגמול כספי, יחד עם אמונה שהסיכון משתלם – העבריין בדרך כלל ישקול את הסיכונים אל מול הרווח הפוטנציאלי. ככל שהתמורה גדולה יותר, והסבירות להיתפס נמוכה יותר, כך הפיתוי לפעילות בלתי חוקית גובר. גם בכירים, מהם מצופה רמה גבוהה מאוד של אחריות, פעמים רבות מתגלים ככאלה שמועלים בכספי הארגון.
כמובן, יש את אלו שיעמדו בפני הפיתוי הכספי ויש את אלו שלא יעשו כן. אז מה מבדיל ביניהם?
אז מסתבר שיש אוכלוסיות שהן יותר רגישות, ונמצאות בסיכון יותר גבוה למעול בכספי הארגון – למשל: מהמרים כבדים ובני המשפחה שלהם, אנשים שנקלעו לשוק האפור, אנשים שמסיבות כאלו ואחרות נכנסו לחובות, אנשים שנקלעו לפעולות סחיטה וזקוקים לכסף זמין במהירות ועוד.
וכמובן, יש גם את המקרים הפחות קיצוניים של אנשים שיש להם נטייה לבצע מעשי מרמה, או אנשים שלא הצליחו להגיע ליעדים שלהם בחברה כבר תקופה ומנסים בדרכים עקלקלות להראות מצג שווא.
3 דרכים לצמצום סיכויי המעילה בארגון
ככל שהארגון גדול יותר, כך קשה יותר לצמצם את סיכויי המעילה – ובכל מקרה, אי אפשר להבטיח שהם יהיו אפס מוחלט. אך יש מספר דרכים שבאמצעותן ניתן לצמצם את סיכויי המעילה בארגון:
ביצוע בקרה ארגונית – במקרים רבים אנו עדים לכך שבחברות, בכלל לא חושפים את הציפיות מהעובדים לגבי נורמות ההתנהגות המקובלות בארגון, ובכניסה לתפקיד חדש. תיאום ציפיות, מתן דוגמה אישית, הדרכות, ביצוע בקרה בנקודות מסוימות לאורך השנה – כל אלה הם חלקים מהותיים המשפיעים רבות על צמצום הסיכון להונאה בתוך הארגון. מעבר לכך, חייבת להיות מערכת חוקים ואכיפה אשר תתן טיפול הולם במקרים בהם בעל תפקיד מסוים חרג מהנורמה. הרתעה גם היא חשובה לא פחות.
ערוץ דיווח חסוי – פעמים רבות, עובדים בארגון עדים לפעילות בלתי תקינה של אחד העובדים מסביבם, אך חוששים לדווח, ובצדק. הרי בסופו של דבר זה עלול לבוא בעכריהם, ולכן הם יעדיפו לשתוק. אחד הפתרונות היעילים לכך הוא הקמה של ערוץ דיווח חסוי, שישמש לא רק למעילה בכספים אלא לכל דיווח אחר על אחד העובדים בארגון כאשר אותו אדם לא מעוניין לחשוף את שמו.
אימות התנהגויות קודמות – ארגון יכול להשתמש במערכת לניהול משאבי אנוש כדי להגן מפני מעילה של עובדים, על ידי הערכה יסודית של עובדים פוטנציאליים באמצעות בדיקות רלוונטיות וביצוע בדיקות רקע לאימות דיוק והתנהגות בעבר. בנוסף, מבקרים פנימיים צריכים להבטיח שפקידי משאבי אנוש עוקבים אחר עמדות העובדים באמצעות סקרי שביעות רצון ומזהים עובדים פוטנציאליים של "קבוצת סיכון", כגון אלו שקודמו או בעלי שליטה עצמאית בתהליכים עסקיים.
